През месец май т.г парламентът прие на първо четене законопроект за изменение и допълнение на Кодекса на труда. С него се въвежда електронен регистър на заетостта, поддържан от Националната агенция по приходите, в който се вписват всички данни от трудовата книжка. А тя също ще се електронизира.
По темите как тези промени биха повлияли на безработицата у нас, има ли опасност от изтичане на лични данни и има ли такси за използването на електронна трудова книжка разговаряме с адвокат Виктория Маринчева – старши правен консултант, част от специализираните практики по Tрудово право, Защита на личните данни и киберсигурност на Eversheds Surthelаnd в България.
Здравейте, адвокат Маринчева! Като за начало възможно ли е да уточним разликата между електронно трудово досие и електронна трудова книжка?
Здравейте! Въпреки че има известни прилики между термините, те все пак касаят различни процеси. И двете са под шапката на дигитализацията в сферата на трудовите отношения и целта им е да улеснят документооборота.
В момента паралелно се развиват две ситуации. Едната е свързана с въпроса за въвеждане на електронното трудово досие. Нормативна база за това съществува още от 2018 г. От пандемията насам обаче започват да се полагат повече усилия за използването на електронното трудово досие в практиката.
Другата тема е въвеждането на т. нар. „електронна трудова книжка“. В момента в Народното събрание се обсъждат промени в Кодекса на труда, които имат за цел да премахнат хартиената трудова книжка и да я заместят с единен национален регистър на заетостта. Вече има законопроект, който е приет на първо четене и предвижда промените да започнат да се прилагат от края на 2024г.
Допирната точка между двете нововъведения е, че те касаят както служителите, така и работодателите. Свързани са с използване на електронни услуги, които улесняват процесите в трудовата среда. Но също така поставят с нова сила въпроса за необходимостта от сигурност и защита на данните в електронна среда.
Възможно ли е въвеждането на електронна трудова книжка да повлияе по някакъв начин на нивото на безработица у нас?
Трудно ми е да установя пряка връзка с нивата на безработица. Възможно е обаче от гледна точка на държавата създаването на единна база данни да дава по-добра видимост върху процесите на пазара на труда. Включително да помага за по-добро прогнозиране и бюджетиране на обществените системи.
Смисълът на въвеждането на „електронна трудова книжка“ от правна гледна точка е да се създаде централизиран регистър, в който самите институции „пазят“ индивидуалните трудови записи за осигурените лица. А не както е към момента – трудовата книжка се съхранява по правило от служителя, който е длъжен да я представя за вписване в определените от закона случаи.
Практическа стойност това решение има и с оглед поддържането на актуална и пълна информация за осигурените. Това е така, тъй като именно на база тази информация се изчислят голяма част от обезщетенията, дължими съгласно Кодекса за социално осигуряване и Кодекса на труда.
Измененията в Кодекса на труда, които се обсъждат, предвиждат също работодателите да нямат видимост над размера на възнаграждението на служителите на предишни работни места.
Целта е да не се влияе на договарянето на заплатата. Въпреки че, когато един работодател има информация за изплатените обезщетения, има възможност да се досети и за размера на заплатата.
Има ли опасност от изтичане на лични данни след въвеждането на електронна трудова книжка?
Изграждането на регистъра на заетостта, който трябва да замени трудовите книжки, се предвижда да бъде направено съвместно от Министерството на електронното управление и Национална агенция по приходите. Тоест държавата е тази, която ще обезпечи информационната инфраструктура за обработката и съхранението на данните.
Важно е да се отбележи, че административните органи се явяват задължени лица по Закона за киберсигурност, с който са въведени определени стандарти и съответни санкции при тяхното неспазване.
Всички помним обаче 2019 г., когато имаше изтичане на лични данни именно от НАП. Впрочем скоро имаше движение по делото пред Съда на Европейския съюз, който беше сезиран с въпроси относно правните възможности засегнатите физически лица да бъдат обезщетени във връзка с този случай. Тази сага обаче все още не е разрешена.
За да бъдат избегнати подобни инциденти с електронните записи от регистъра на заетостта, необходими са подходящи технически решения от страна на компетентните органи. Но и реално спазване на вътрешни правила от страна на работодателите и администрацията, които да гарантират нужното ниво на защита на личните данни и осигурителната информация.
Позитивно оценявам това, че с измененията в Кодекса на труда се планира събирането на по-малък обем от лични данни за служителите спрямо данните, които към момента задължително се вписват в трудовата книжка. Това само по себе си е фактор, който ще намали риска от злоупотреби при евентуално нарушение на сигурността на данните.
Как електронната трудова книжка ще улесни работата на работодатели и служители?
Воденето и съхранението на трудовата книжка е важен аспект от управлението на човешките ресурси. А намаляването на административната тежест е сред водещите мотиви на законопроекта, който се разглежда.
Работодателите са тези, които изцяло ще подават информацията от трудовата книжка към НАП. Предвижда се това да може да става заедно с подаването на декларациите при назначаване или прекратяване на работа, които работодателите подават и към момента. По този начин служителите се облекчават. Защото към момента те имат ангажимент да представят, съхраняват и в крайна сметка следят за попълването на трудовите си книжки.
Да не забравяме, че трудовите книжки са официален документ, който се изисква от държавните органи, включително и за осъществяване на пенсионните права.
Същевременно служителите ще имат възможност да проследяват информацията, която работодателите подават за тях, през специален портал на НАП, който предполагам ще бъде създаден за целта.
Не на последно място, за работодателите се предвижда да отпадне санкцията, която дължат при незаконосъобразно задържане на трудовата книжка, чието физическо предаване между работодател и служител често създава усложнения в практиката.
Всичко това би следвало да облекчи работата на работодателите и да улесни и служителите.
С какви проблеми биха се сблъскали работодателите след въвеждането на „електронната трудова книжка“ и как биха ги разрешили?
Със сигурност ще има период, в който работодателите ще трябва да се запознаят в детайли с промените и да адаптират вътрешните си процедури с тях. Но в момента имаме само законопроект, важно е да се видят първо окончателните текстове.
Чисто технически също ще има необходимост от синхронизация между институциите и бизнеса за използване на системите за водене и съхранение на регистъра на заетостта.
Вероятно работодателите ще трябва да предвидят вътрешни обучения за работа с новия регистър. Също така и да помислят за подходящи правила за работа с данните на служителите за целите на създаване на електронните трудови записи.
Най-проблематичен очаквам да бъде преходният период на преминаване от работа с хартия в изцяло електронна среда, през който информационният масив ще трябва да се попълни с вече съществуващите записи от издадените трудови книжки. Въвеждането на системата е заложено до края на 2024 г., но работата по създаването на подзаконова уредба и информационна инфраструктура би трябвало да започне веднага с приемането на изменителния закон.
Трябва да отбележа, че реално задълженията на работодателите не се променят съществено, основната цел е дигитализация на процеса. И в момента работодателите имат ангажимента да подават информация към НАП при сключване, изменение и прекратяване на трудови договори, както и редица задължения, свързани с оформянето и предаването на трудовата книжка на служителите.
Въвеждането на електронната система за данните от трудовата книжка ще бъде изцяло нова процедура, която смятам, че ще улесни работата на работодателя като позволи използването на съвременните технологии.
В момента има изисквания за водене на трудова документация, които нерядко се игнорират в практиката именно поради остарялата логика зад тях.
Ще има ли такси за работодателите и служителите след въвеждането на електронната трудова книжка?
На този етап това не е въпрос, засегнат в законопроекта. Предполагам, че както при аналогични процедури за подаване на данни от работодателите към НАП, такси няма да има.
Източник: hrmanager.bg
